| Registraturgut |
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Aussonderung von Registraturgut
Bek. des Innenministers vom 19. März 1963
(Amtsbl. Schl.-H. S. 172)
Die Landesregierung hat in ihrer Sitzung am 11. März 1963 folgende Anordnung
beschlossen:
Aussonderung von Registraturgut und Ablieferung
an das Landesarchiv Schleswig-Holstein
Anordnung der Landesregierung vom 11. März 1963
An
alle Landesbehörden
I. Aussonderung
1.Um die Übersicht in den Registraturen zu erleichtern, Raum für Neuzugänge
zu schaffen und Unterlagen von bleibendem Wert zu erhalten, haben die
Landesbehörden Akten und sonstiges Registraturgut, das für den laufenden
Dienstbetrieb entbehrlich geworden ist, auszusondern.
2.Registraturgut (auch Schriftgut genannt) im Sinne dieser Anordnung sind Akten,
Urkunden, Verträge, Protokolle, Amtsbücher, Geschäftsbücher, Karten, Pläne,
Zeichnungen, Siegel, Siegelstempel, Karteien, Druckschriften, Lichtbilder,
Filme, Fotokopien, Schallplatten und Tonbänder.
3.Im allgemeinen sind die Registraturen in Zeiträumen von nicht weniger als 5
Jahren, spätestens jedoch nach 10 Jahren, auf auszusonderndes (archivreifes)
Schriftgut durchzusehen und zu bereinigen. Den Zeitpunkt bestimmt der
Behördenleiter.
4.Die Aussonderung kann nur dann ohne besonderen Arbeitsaufwand erfolgen, wenn
das Registraturgut schon während seiner Entstehung nach sachlich gegliederten
Registratur- oder Aktenplänen abgelegt und jedes Sachgebiet entsprechend dem
Charakter der einzelnen Vorgänge in Haupt-, Einzel-, Bei- und Weglegeakten
unterteilt wird.
Näheres bestimmen die Registratur- und Aktenordnungen.
5. Dem Landesarchiv sind vom Registratur- oder Aktenplan und der Aktenordnung je
ein Durchschlag zuzuleiten.
6. Grundsätzlich sind alle Registraturbestände, soweit sie nicht im einzelnen
noch weiterhin als Vorakten laufend benötigt werden, auszusondern, wenn sie
1. vor 1918 abgeschlossen wurden,
2. bei aufgehobenen Behörden entstanden sind,
3. erledigte Aufgabenbereiche noch bestehender Behörden
betreffen oder
4. nach Ablauf der in den Aktenordnungen festgelegten Aufbewahrungsfristen
entbehrlich geworden sind.
7. Nur vollständige Aktenbände, Karteien u. ä. dürfen ausgesondert werden.
Das Herauslösen einzelner Vorgänge aus ihrem Zusammenhang ist unstatthaft.
Ferner dürfen aus archivreifen Akten weder Unterschriften, Siegel, Dienst-,
Gebühren- und Freimarken sowie andere Bestandteile (leeres Papier) entfernt
noch sonstige Veränderungen vorgenommen werden, um den Wert und
Erhaltungszustand der Akten nicht zu mindern.
II. Abgabe an das Landesarchiv
8. Alles archivreife Registraturgut ist dem Landesarchiv ohne Ausnahme
anzubieten. Dieses übernimmt diejenigen Teile, die für Gesetzgebung,
Verwaltung, Rechtsprechung und wissenschaftliche Forschung von dauerndem Wert,
d. h. archivwürdig sind.
9. Personalakten einschl. der Unterakten und Vorakten, auch soweit sie nicht zur
Einsichtnahme für den Beamten bestimmt waren, sind grundsätzlich an das
Landesarchiv abzugeben, wenn sie im laufenden Geschäftsgang nicht mehr
gebraucht werden; die Personalakten eines Versorgungsberechtigten frühestens,
wenn dieser und seine in den Akten genannten Angehörigen endgültig aus der
Versorgung ausgeschieden sind. Das Landesarchiv entscheidet darüber, ob die
Personalakten dauernd aufzubewahren, zu vernichten oder vor der Vernichtung, die
im Benehmen mit der abliefernden Stelle erfolgt, noch karteimäßig auszuwerten
sind.
10. Über das ausgesonderte Registraturgut sind Verzeichnisse aufzustellen, die
in der Reihenfolge des Aktenplanes Angaben über Aktenzeichen, Inhalt und
Laufzeit enthalten müssen. Dabei sind zur Vernichtung vorgesehene Akten durch
den Zusatz "V" zu kennzeichnen. Diese Verzeichnisse sind dem
Landesarchiv in doppelter Ausfertigung zu übersenden, erstmalig innerhalb von
zwei Jahren nach Erlaß dieser Anordnung.
11. Das Landesarchiv wählt anhand der Verzeichnisse oder nötigenfalls durch
Prüfung an Ort und Stelle das archivwürdige Registraturgut aus und reicht die
Zweitschrift des Verzeichnisses der abgebenden Behörde zurück.
12. Das abzuliefernde Registraturgut darf ohne Zustimmung des Landesarchivs
nicht aus seinen ursprünglichen Umschlägen und Behältnissen herausgenommen
werden.
Der Inhalt von Stehordnern ist vor Ablieferung in sogenannte Ablegemappen
umzuheften, die mit den bisherigen Titeln und Anschriften zu versehen sind.
13. Die abgebende Behörde vereinbart mit dem Landesarchiv den Zeitpunkt der
Aktenübergabe. Sie trägt die Kosten für Verpackung und Transport bis zum
Archivgebäude, bei Versendung durch die Eisenbahn bis zum Bahnhof des
Archivortes. Die weiteren Beförderungskosten übernimmt das Landesarchiv. Die
Sonderregelung für die Justizbehörden (Schleswig-Holsteinische Anzeigen 1955,
S. 84) wird hiervon nicht berührt.
14. Die Landesbehörden sind jederzeit berechtigt, das dem Landesarchiv
übergebene Registraturgut einzusehen oder zu entleihen. Die Benutzungsanordnung
des Landesarchivs ist dabei zu beachten.
15. Das Landesarchiv hat die Zustimmung der abliefernden Behörde oder ihrer
Rechtsnachfolgerin einzuholen, bevor es übernommenes Registraturgut vernichtet
oder zum Einstampfen veräußert. Für Registraturgut, das älter als 50 Jahre
ist, mit Ausnahme der Personalakten, entfällt im allgemeinen diese
Verpflichtung.
16. Meinungsverschiedenheiten zwischen nachgeordneten Landesbehörden und dem
Landesarchiv sind durch Verhandlung mit dem zuständigen Fachminister
auszuräumen. Kommt es dabei zu keiner Einigung, so führt der Innenminister im
Benehmen mit der beteiligten obersten Landesbehörde eine Entscheidung der
Landesregierung herbei.
III. Vernichtung von Registraturgut bei den Behörden
19. Über ausgesonderte Akten, die vom Landesarchiv nicht als archivwürdig
angesehen und übernommen werden, bestimmt der Dienststellenleiter oder der von
ihm Beauftragte, ob sie als Altpapier zu verwerten, zu verbrennen, unleserlich
zu machen (z. B. durch Zerkleinern) oder an zuverlässige Unternehmen im Inland
zum sofortigen Einstampfen zu übergeben sind. Im letzteren Falle ist zu
vereinbaren, daß das veräußerte Registraturgut bis zum Einstampfen Eigentum
des Landes bleibt. Über die Vernichtung ist eine Niederschrift zu fertigen und
den Aussonderungsvorgängen beizufügen.
IV Schlußvorschriften überholt