Geschäftsverkehr
Erlaß vom 28. März 1965 (NBl. KM. Schl.-H. S. 148)
An die Leiter der Grund-, Haupt-, Sonder- und Realschulen
Leiter der Gymnasien
Leiter der beruflichen Schulen unteren
Schulaufsichtsbehörden
Zur Regelung eines geordneten Geschäftsverkehrs weise ich auf folgendes hin:
1. Einhaltung des Dienstweges
(1) Alle Bediensteten (Beamte, Angestellte und Arbeiter) haben Anträge,
Beschwerden oder sonstige dienstliche Mitteilungen auf dem Dienstweg
einzureichen. Dieser allgemeine Verwaltungsgrundsatz hat auch in § 181 LBG
einen Niederschlag gefunden.
So sind z. B. an mich gerichtete Eingaben der Lehrer an Grund-, Haupt-, Sonder-
und Realschulen über den Schulleiter und die untere Schulaufsichtsbehörde
einzureichen.
Um Rückfragen zu vermeiden, haben die Schulleiter und im Bereich der Grund-,
Haupt- Sonder- und Realschulen auch die unteren Schulaufsichtsbehörden zu den
Eingaben Stellung zu nehmen, soweit dies möglich oder nach der Art der Eingabe
erforderlich
ist.
(2) Die Stellungnahme ist auf den Antrag zu setzen, soweit bei formularmäßigen
Anträgen ein besonderer Raum dafür vorgesehen oder bei anderen Anträgen noch
Raum vorhanden ist; sonst ist die Stellungnahme auf einem besonderen Blatt
beizufügen. Wird zu Eingaben nicht Stellung genommen, so ist die Kenntnisnahme
von den Schulleitern wie von den unteren Schulaufsichtsbehörden zu vermerken.
(3) Alle Eingaben, die in die Zuständigkeit der obersten Schulaufsichtsbehörde
der im Landesdienst stehenden Lehrer fallen, sind grundsätzlich an mich zu
richten.
Von diesem Grundsatz ist nur in solchen Angelegenheiten abzuweichen, deren
Bearbeitung anderen Dienststellen übertragen ist, wenn zur Beschleunigung des
Verwaltungsablaufs allgemein oder im Einzelfall diese Dienststelle als
Empfänger derartiger Eingaben bestimmt ist.
(4) Nachgeordnete Dienstellen und Schulen dürfen nicht unmittelbar schriftlich
mit den obersten Bundesbehörden und der Ständigen Konferenz der Kultusminister
verkehren. Dies gilt auch dann, wenn sich eine dieser Stellen ausnahmsweise
unmittelbar an eine mir nachgeordnete Dienststelle oder Schule wendet. Der
Schriftverkehr ist grundsätzlich nur auf dem Dienstwege über mich zulässig.
2. Dienstweg in besonderen Fällen
(1) Abweichend von Nr. 1 Abs. 3 S. 1 sind die Anträge und Schreiben, die
Bezüge der Beamten, Angestellten und Arbeiter betreffen, soweit dies
nachstehend für zulässig erklärt wird, über die Schule und im Bereich der
Grund-, Haupt-, Sonder- und Realschulen über die untere Schulaufsichtsbehörde
an das Landesbesoldungsamt, Merentorstraße, 2300 Kiel zu richten. Diese
Verkürzung des Dienstweges, die eine schnellere Erledigung von besoldungs- und
versorgungsrechtlichen Vorgängen sowie von Reisekosten-, Umzugskosten und
Beihilfeangelegenheiten ermöglichen soll, setzt voraus, daß die Schulen und
Schulaufsichtsbehörden folgendes genau beachten.
(2) Dienstbezüge, Vergütungen und Löhne: An das Landesbesoldungsamt sind zu
richten:
a) Anträge auf Weitergewährung von Kinderzuschlägen,
b) Anträge auf Gewährung von Gehaltsvorschüssen und
c) Antworten auf Rückfragen des Landesbesoldungsamtes in
Gehaltsangelegenheiten.
Die unteren Schulaufsichtsbehörden sowie die Leiter der Beruflichen Schulen und
der Gymnasien haben
zu a) darauf zu achten, daß die erforderlichen Nachweise über die Fortsetzung
der Schul- oder Berufsausbildung des Kindes dem Antrag beiliegen,
zu b) den Vorschußantrag vor der Weitergabe auf die Richtigkeit seiner
Begründung unter Berücksichtigung der Vorschußrichtlinien zu prüfen,
zu c) soweit möglich die Antworten auf ihre Sachdienlichkeit zu prüfen.
(3) Reisekosten: An das Landesbesoldungsamt sind alle Reisekostenrechnungen, mit
Ausnahme derjenigen der Schulräte, der Leiter der Beruflichen Schulen und der
Gymnasien sowie der Beamten im Vorbereitungsdienst einzureichen. Bei der
Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit durch die unteren
Schulaufsichtsbehörden sowie die Leiter der Beruflichen Schulen und der
Gymnasien sind
a) die Buchungsstellen zu vermerken,
b) die Reisekostenrechnungen auf die Vollständigkeit der Angaben zu
überprüfen. Gemäß § 51 der
Rechnungslegungsordnung muß in der förmlichen Kassenanweisung auch für die
Rechnungsprüfung der Empfänger zweifelsfrei erkennbar bezeichnet sein; dazu
gehört auch die vollständige Anschrift (Name, Vorname, Wohnort, Straße) und
Bank- oder Postscheckverbindung (Bankleitzahl, Bank, Postscheckamt,
Kontonummer).
(4) Umzugskosten, Trennungsentschädigungen und Beschäftigungsvergütungen:
a) Umzugskostenrechnungen und
b) Anträge auf Trennungsgeld und Beschäftigungsvergütungen sind auf dem
Dienstwege über mich zu leiten.
c) Antworten auf Rückfragen des Landesbesoldungsamtes,
d) Mitteilungen über Veränderungen, die Einfluß auf die Gewährung von
Trennungsentschädigungen und
Beschäftigungsvergütungen haben, wie Ferien, Krankheit, Verlegung des
Hausstandes, Ausscheiden aus dem
Dienstverhältnis, sowie
e)Anträge von Trennungsgeldempfängern auf Zuschüsse für Familienheimfahrten
können die unteren Schulaufsichtsbehörden sowie die Leiter der Beruflichen
Schulen und der Gymnasien unmittelbar dem Landesbesoldungsamt übersenden.
Die Schulleiter und im Bereich der Grund-, Haupt-, Sonder- und Realschulen. auch
die unteren Schulaufsichtsbehörden haben darauf zu achten, daß zu a) - e) die
Anträge und Mitteilungen alle erforderlichen Angaben enthalten und die
notwendigen Bescheinigungen - evtl. ordnungsgemäß bestätigt - beigefügt
sind,
zub)die Anträge möglichst unmittelbar nach Dienstantritt am neuen Dienstort
gestellt werden.
zu d) die Veränderungen rechtzeitig, d. h. unverzüglich nach Bekanntwerden,
mitgeteilt werden und
zue) sich aus den Anträgen die Zeit der Abwesenheit vom Dienstort ergibt. (5)
Beihilfen: Anträge auf Gewährung einer Beihilfe sind von den
Landesbediensteten direkt an das Landesbesoldungsamt zu leiten.
(6) Anträge auf Erstattung von Kosten auf Grund anerkannter Dienstunfälle sind
nicht mit Beihilfeformularen beim Landesbesoldungsamt, sondern forrmlos mit den
dazugehörigen Belegen und einer Aufstellung der Kosten auf dem Dienstwege bei
mir einzureichen.
(7) Sterbegeld: Verstirbt ein Bediensteter, so ist mir die Sterbeurkunde
unverzüglich einzusenden. Um eine schnelle Auszahlung des Sterbegeldes gemäß
§ 18 des BeamtVG zu gewährleisten, bitte ich um Beachtung meines Erlasses
über die Zahlung von Sterbegeld vom 28. Dezember 1962 (NBl. KM. Schl.-H. 1963
S. 11).
(8) Waisengeld: Nach § 23 des BeamtVG wird Waisengeld nach Vollendung des 18.
Lebensjahres nur auf Antrag, und zwar vom Ersten des Antragsmonats an gewährt.
Die Hinterbliebenen sind deshalb darauf hinzuweisen, baldigst einen formlosen
Antrag unter Beifügung des Lehrvertrages, der Schulbescheinigung o.
dgl. dem Herrn Innenminister - Ref. I 14 - vorzulegen.
3. Form der Anträge und Berichte
(1) Aus dem Kopf eines jeden Schreibens muß sich die genaue dienstliche
Anschrift des Absenders ergeben.
Anträge usw. von Lehrern müssen deshalb folgende Angaben enthalten:
a) Vor- und Zuname, Amts- oder Dienstbezeichnung, (im Schriftverkehr mit dem
Besoldungsamt ist die Besoldungs-Nr. anzugeben)
b) Bezeichnung der Schule und deren Dienststellen-Nummer c) Anschrift der Schule
mit Postleitzahl; Ort und ggf. Ortsteil, Straße und Hausnummer.
(2) Unter der Absenderangabe folgen die Anschrift und die zur Bearbeitung
erforderlichen Angaben nachfolgendem Muster:
An den
Herrn Kultusminister
des Landes Schleswig-Holstein 23 Kiel
d. d. Schulamt des Kreises...
Betr. :
Bezug: Anlg. :
Der Raum unter dem Datum des Schreibens neben der Anschrift ist für
Bearbeitungsvermerke freizulassen (s. auch Abs.1 [1]).
(3) In der Anschrift soll weder der Name einer Abteilung noch der eines Beamten
enthalten sein. Wird ein Schreiben an einen Beamten persönlich gerichtet, so
besteht die Gefahr, daß es bei dessen Abwesenheit nicht ohne weiteres in den
ordentlichen Geschäftsverkehr kommt. Bezieht sich ein Schreiben auf eine
Unterredung mit einem Beamten, so ist es jedoch zweckmäßig, hierauf Bezug zu
nehmen. Hierfür ist unter der Bezeichnung der Angelegenheit (Betreff) Raum für
folgende Angabe:
Bezug: Unterredung zwischen
und
am
(4) Erfolgt das Schreiben auf Grund eines Erlasses, so darf in keinem Fall ein
Hinweis auf diesen Erlaß fehlen. Dieser Hinweis lautet in der Regel
a) Bezug : Erlaß vom
-Az.:.....
b) bei Runderlassen, die veröffentlicht sind:
Bezug: Erlaß vom ....(NBl. KM. Schl.-H. S. . ). (5) Mit "U. R. "
(Unter Rückerbittung) bezeichnete Anfragen oder Berichtsanforderungen sind mit
dem Bericht unverzüglich wieder zurückzusenden.
(6) Verschiedene Angelegenheiten (z. B. Unterrichtsverteilung und
Personalsachen) dürfen nicht in einem Schreiben behandelt werden. Es dürfen
z.B. keine Anfragen oder Antworten, die mehrere der Sachgebiete Besoldung,
Versorgung, Reisekosten, Umzugskosten und Beihilfen betreffen, in einem
Schreiben erfolgen. Jeder ßericht usw. ist auf einem besonderen Blatt zu
erstatten, damit er gesondert bearbeitet und in die entsprechende Akte
eingefügt werden kann. Berichte, Anträge usw. sollen in der Regel nicht als
Anlagen zu einem besonderen Anschreiben übersandt werden. Die Anschrift ist
vielmehr, soweit dies möglich ist, auf den Bericht oder den Antrag zu setzen.
(7) Berichte usw. der Schulen sind grundsätzlich durch den Schulleiter oder
seinen ständigen Vertreter handschriftlich zu unterzeichnen.
(8) Im übrigen sind mein Erlaß über den Schriftverkehr mit den Dienststellen
der Landesregierung vom 10. Oktober 1958 (NBl. Schl.-H. Schulw. S. 225) und der
damit erneut bekanntgegebene Erlaß des Innenministers vom 18. Juli 1950 zu
beachten.
4. Behandlung von Prüfungsaufgaben
(1) Der Schriftwechsel über Prüfungsaufgaben ist in den doppelten Umschlägen
zu versenden, sofern mit der Bekanntgabe der Aufgabe an den Prüfling der Beginn
einer Ablieferungsfrist verbunden ist, die nicht verlängert werden kann (z. B.
Aufsichtsarbeiten bei Übergangs-, Reife- und Lehramtsprüfungen). Dies gilt
jedoch dann nicht, wenn bei einer Lehramtsprüfung der Kandidat bei der Auswahl
des Themas zu beteiligen ist.
(2) Ist nach Abs. I ein Schreiben (Vorschlag oder Stellung einer Aufgabe) in
doppeltem Umschlag zu versenden, so ist der innere Umschlag zu versiegeln. Ein
besonderes Begleitschreiben oder ein Vermerk auf dem inneren Umschlag muß über
Inhalt und Verwendungszweck (z. B. Art der Prüfung, Fach, Zeitpunkt der
Öffnung) Aufschluß geben.
(3) In den Fällen, in denen die Schulen und Studienseminare Prüfungsaufgaben
zur Auswahl vorlegen, ist von diesen außerdem ein offener, mit einem Vermerk
über das Prüfungsfach versehener Umschlag für die Rücksendung beizufügen.
(4) Die Anschrift des äußeren Briefumschlags trägt wie alle Dienstpost
folgende Anschrift:
An den
Herrn Kultusminister
des Landes Schleswig-Holstein
23 Kiel I
Postabholfach
Der Schriftwechsel über die wissenschaftliche Prüfung für das Lehramt an
höheren Schulen ist an folgende Anschrift zu richten:
An das
Wissenschaftliche Prüfungsamt
23 Kiel I
Landeshaus Nebengebäude A
5. Posteingangs- und Ausgangskontrolle
In allen Schulen und Schulämtern ist eine Kontrolle der ein- und abgehenden
Post sicherzustellen.
6. Termine
Die in Erlassen festgelegten Termine zur Erledigung einer Angelegenheit bitte
ich unbedingt einzuhalten. Später zu beachtende Termine (z. B.
Verwendungsnachweise für Gehaltsvorschüsse) und regelmäßig wiederkehrende
Termine (z. B. jährliche Röntgenuntersuchung der Lehrer und des Hauspersonals)
sind ausnahmslos im Terminkalender vorzumerken. Ist aus zwingenden Gründen eine
Berichterstattung zum festgesetzten Termin nicht möglich, so ist rechtzeitig
unter kurzer Darlegung der Hinderungsgründe Terminverlängerung schriftlich zu
beantragen.
7. Persönliche Besuche beim Ministerium
(1) Alle Verwaltungsangelegenheiten, die von nachgeordneten Dienststellen
erledigt werden können, sollten nicht zuletzt im eigenen Interesse der
betroffenen Personen dort geregelt werden. Ich bitte deshalb alle Bediensteten,
sich in schulischen und persönlichen Angelegenheiten zunächst an die
Schulleiter und im Bereich der Grund-, Haupt-, Sonder- und Realschulen an die
unteren Schulaufsichtsbehörden zu wenden.
(2) Erst wenn die Angelegenheit bei der nachgeordneten Dienststelle nicht
befriedigend geregelt werden kann, sollte sich der Bedienstete an die
zuständige Abteilung des Ministeriums wenden, und zwar zunächst durch eine
schriftliche, begründete Eingabe auf dem Dienstweg. Die persönliche
Rücksprache im Ministerium ist erst sinnvoll, wenn eine Erledigung auf anderem
Wege nicht möglich ist und die Bedeutung der Angelegenheit es rechtfertigt.
(3) Jeder Bedienstete, der einen Referenten oder Sachbearbeiter des Ministeriums
aufsuchen möchte, bedarf hierzu der Genehmigung des Schulleiters, im Bereich
der Grund-, Haupt-, Sonder- und Realschulen, auch der unteren
Schulaufsichtsbehörde. Sind alle Voraussetzungen für einen Besuch im
Ministerium erfüllt, empfiehlt sich eine Anfrage, ob der betreffende Beamte an
dem gewünschten Tage anzutreffen ist. Die Sprechstunden des Ministeriums sind
wie folgt festgesetzt:
Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag
von 9 bis 13 Uhr.
Im Interesse des Dienstes wird gebeten, diese Besuchszeit unbedingt einzuhalten.
8. Schlußbestimmung
(1) Durch diesen Erlaß werden folgende Bekanntmachungen gegenstandslos:
(2) Neben diesem Erlaß sind noch folgende Veröffentlichungen zu beachten:
a) Erlaß des Innenministers über Schriftverkehr mit der Landesregierung,
Besuche bei der Landesregierung vom 21. März 1952 (Amtsbl. Schl.-H. S. 122),
b)...
c) Erlaß des Innenministers über den amtlichen Verkehr in das Ausland und mit
ausländischen Dienststellen im Inland vom 20. August 1958 (Amtsbl. Schl.-H. S.
452) i. d. F. des Erlasses vom 8. April 1959 (Amtsbl. Schl.-H. S. 223) und
d) Erlaß des Innenministers über Grundsätze über den Geschäftsverkehr mit
der Bevölkerung vom 31. Dezember 1963 (Amtsbl. Schl.-H. 1964 S. 20).