Neuordnung des Personalaktenrechts
Bekanntmachung des Innenministeriums vom 16. Februar 1998 - IV 2301 c - 0310.60/6 - (NBLMBWFK.Schl.-H. 1998, S. 214)

Die Neuordnung des Personalaktenrechts vom
z. April 1996 (Amtsbl. Schl.-H. S. 269) regelt u.a. die Aufnahme von Unterlagen über Reisekosten in die Personalakten. Ich weise darauf hin, daß dies für leistungsbegründete Unterlagen wie Anträge auf Genehmigung einer Dienstreise, Dienstreiseanordnungen bzw. entsprechende Ablehnungsbescheide gilt. Sie sind künftig in einer Personalteilakte zu führen. Der Hinweis "Dieser Dienstreiseantrag ist der Reisekostenrechnung beizufügen" in dem für Dienstreiseanträge verwendeten Vordruck P 13 der Vordruckverwaltung des Innenministeriums hat lediglich für die Antragstellerin oder den Antragsteller weiterhin Gültigkeit.
Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung, Festsetzung und Zahlbarmachung entstandener Kosten zu erstellen sind, werden nicht durch den Personalaktenbegriff erfaßt. Sie sind als Rechnungsunterlagen grundsätzlich zu den Sachakten zu nehmen. Im Einvernehmen mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und dem Landesrechnungshof Schleswig-Holstein werden künftig - ähnlich wie bei der Beihilfe - die bisher den Reisekostenrechnungen beizufügenden Einzelbelege wie Fahrkarten, Hotelrechnungen usw. nach deren Abrechnung an die Antragstellerin öder den Antragsteller zurückgegeben. Zur Vermeidung von Doppelabrechnungen sind diese vor Rückgabe zu entwerten. Um die nach der Landeshaushaltsordnung vorgesehenen Rechnungsprüfungen zu gewährleisten, besteht z.Z. noch eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Der Erlaß des Ministeriums für Finanzen und Energie vom 15. März 1997 - VI 150 c 0322.10 (14) - n.v. -bleibt unberührt.

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Änderung der Richtlinien für Schulausflüge
Bekanntmachung des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur vom 28. Juli 1998 - III 313 - 0322.1.18.1 - (NBLMBWFK.Schl.-H. 1998, S. 332)

Der Erlaß zum Personalaktenrecht vom 16. Februar 1998, (NBI. MBWFK. Schl.-H. S. 214) erfordert eine Trennung der Dienstreisegenehmigung und der leistungsbegründenden Belege. Diese sind den Antragstellern künftig entwertet zurückzugeben und von ihnen sechs Jahre lang aufzubewahren.
Bei Inlandsdienstreisen werden nach Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch die Schulämter bzw. Schulen die Belege (leistungsbegründende Unterlagen) entwertet und den Antragstellern zu-rückgegeben.
Bei Auslandsdienstreisen werden die Rechnung mit den entsprechenden Originalbelegen wie bisher im Ministerium bearbeitet. Die Belege gehen entwertet über die Schulen an die Antragstellerinnen und Antragsteller zurück.
Ich weise in diesem Zusammenhang darauf hin, daß die Reisekostenrechnungen deutlich mit dem Namen der Schule und der vollständigen Schulanschrift gekennzeichnet sein müssen, um zeitraubende Nachforschungen zu vermeiden.
Weiterhin bitte ich um Beachtung meines Erlasses vom 25. Juni 1997 (NBI. MBWFK. Schl.-H. S. 307). Die Haushaltsführung verlangt einen zeitnahen Überblick über den tatsächlichen Mittelabfluß, der ein zeitnahe Abrechnung erfordert.

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Paragraf – Schulrecht für Schleswig-Holstein