Besetzung einer Planstelle im Amt für Schulwesen
Personalamt - 012

Im Amt für Schulwesen/Theodor-Storm-Schule ist umgehend die Planstelle einer Stadtangestellten (Schulsekretärin) zu besetzen.
Die Theodor-Storm-Schule ist eine Grund- und Hauptschule mit ca. 480 Schülerinnen und Schülern.
Die Arbeitszeit beträgt 29 Wochenstunden. Bemessungsgrundlage für die Arbeitszeit ist zur Zeit die Zahl der Schüler/innen.
Die Planstelle ist mit Vergütungsgruppe VII (Fg. 1 a) BAT bewertet.
Die Stadtangestellte (Schulsekretärin) ist freundlich kompetente Mittlerin für die Schulleitung und die Lehrkräfte sowie für Schüler/innen und Eltern und verschiedene andere Institutionen, insbesondere Institutionen für Ausländer und Asylfragen.
Es wird die Bereitschaft erwartet, bei erhöhtem Arbeitsanfall, zum Beispie) während der Zeit der Schulanmeldungen, Mehrarbeit zu leisten. Dafür wird Freizeitausgleich in den Schulferien gewährt. Die tägliche Arbeitszeit beginnt um 7.30 Uhr.
Der Arbeitsplatz ist mit einem Personal-Computer ausgerüstet. Für die Schulverwaltung und die Führung der Haushaltsüberwachungslisten (HÜL) wurden neben Word und Exel besondere Programme installiert.
Die Aufgaben teilen sich in folgende Bereiche:
1. Informierend-kommunikativer Bereich, zum Beispiel
- Betreuung der Schüler/innen
- Informationen innerhalb der Schule sowie
- Publikumsverkehr.
2. Administrativ-organisatorischer Bereich, zum Beispiel
- Aufnahme der Schüler/innen
- Schulbescheinigungen
- Schulstatistik
- Schuletatverwaltung
- Inventarisierung von Lehr- und Lernmittel.
3. Bürotechnischer Bereich, zum Beispiel
- Computertechnik. Wünschenswert sind:
- Eine bürotechnische oder kaufmännische Ausbildung
- gute EDV-Kenntnisse (Word und Exel)
- Berufserfahrung im Umgang mit Menschen. Erwartet wird die Fähigkeit,
- die vielfältigen Aufgaben selbständig organisieren und wahrnehmen zu können
- sich schnell auf die jeweiligen Personen mit ihren unterschiedlichen Anliegen einstellen zu können und dabei immer freundlich und verbindlich, aber auch bestimmt aufzutreten sowie
n einfühlsam mit Eltern und Schülerinnen und Schülern nichtdeutscher Muttersprache umzugehen. Telefonische Auskünfte erteilt Frau Dose -App.2964 -.
Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen sind schriftlich innerhalb von zwei Wochen nach Erscheinen dieser Ausgabe des "BinnenBlick Stellenbörse" an das Personalamt zu richten.
Der aussagekräftigen Bewerbung sollte eine kurzgefaßte tabellarische Darstellung des beruflichen Werdeganges und Nachweise über die geforderten Kenntnisse und Erfahrungen beigefügt werden.

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Quele: "BinnenBlick", Nr. 6 vom 5. 03.98,
Informationen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeshauptstadt Kiel

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Tätigkeiten der Schulsekretärinnen - Positivkatalog -
(Dienstanweisung eines Schulträgers, Mai 1999)

Schreibarbeiten per Hand, Schreibmaschine und PC
· nach Diktat
· nach Stichwörtern
· nach Vorgang erledigen.
Kopien herstellen (nicht zur Unterrichtsvorbereitung).
Registratur führen.
Posteingänge zur Vorlage beim Schulleiter/bei der Schulleiterin vorbereiten (Briefe öffnen und mit Eingangsstempel versehen).
Abgehende Post zum Versand fertigmachen.
Bedarf an Vordrucken und Büromaterial ermitteln. Vordrucke und Büromaterial bestellen, verwalten und ausgeben.
Karteien und Dateien per Hand und PC anlegen und führen.
Telefongespräche annehmen, vermitteln und weiterleiten; Gebühren privater Telefongespräche, die mit dem Dienstapparat geführt worden sind, abrechnen.
Besucherverkehr für den Schulleiter/die Schulleiterin und gegebenenfalls Lehrkräfte regeln.
Terminkalender führen und überwachen.
Vorhandene Daten nach Anweisung auswerten.
Statistiken und Listen aufstellen.
Bescheinigungen ausstellen.
Auskünfte erteilen und Informationen weitergeben.
Eingehende Rechnungen auf ihre rechnerische Richtigkeit prüfen. Zahlungsanordnungen ausfüllen.
Haushaltsüberwachungsliste als Nachweis über die Bewirtschaftung der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel führen.
Portokasse bzw. Handvorschuß verwalten und abrechnen.
Bei Ein-, Um- und Ausschulungen mitwirken (Erledigung der anfallenden Schreib- und Verwaltungsarbeiten).
Stammliste der nicht angemeldeten Schülerlinnen überprüfen.
Mahnungen schreiben und sonstigen Schriftverkehr im Zusammenhang mit Schulversäumnissen erledigen.

Schreib- und Verwaltungsarbeiten bei der Erfassung der Schülerlinnen, der Zuführung zum Schulbesuch und der Zurückstellung vom Schulbesuch erledigen.
Nichtpädagogische Arbeit im Zusammenhang mit der Einrichtung der H-Klassen an Sonderschulen erledigen.
Aufgaben bei Unfällen:
· Arzt, Krankenhaus und Eltern benachrichtigen.
· Unfallmeldungen (Vordruck) schreiben und weiterleiten.
· Erste-Hilfe nur im Rahmen des § 330 c StGB leisten.
· § 330 c Strafgesetzbuch: "Wer bei Unglücksfällen oder gemeiner Gefahr oder Not nicht Hilfe leistet, obwohl dies erforderlich und ihm den Umständen nach zuzumuten, insbesondere ohne erhebliche eigene Gefahr und ohne Verletzung anderer wichtiger Pflichten möglich ist, wird mit Freiheitsstrafe bis zu 1 Jahr oder mit Geldstrafe bestraft".
· Erste-Hilfe-Ausrüstung verwalten.
Bei Sondermaßnahmen des Gesundheitsamtes mitwirken (dazu gehören u.a. Impfaktionen, schulzahnärztliche Untersuchungen): Zum Beispiel Namenslisten erstellen, Räume bereitstellen.
Nichtpädagogische Arbeiten im Zusammenhang mit der Durchführung des Betriebspraktikums erledigen.
Diebstahl- und Schadensmeldungen aufnehmen und weiterleiten.
Unterlagen für Abschlußprüfungen zusammenstellen, Abschlußprüfungen organisatorisch vorbereiten (im nichtpädagogischen Bereich).
Bei der Erstattung von Schülerfahrkosten mitwirken, Dienstfahrscheine ausgeben und abrechnen.
Anträge auf Genehmigung von Mehrarbeit nach Anweisung ausfüllen und weiterleiten.
Meldung für die Abrechnung von Mehrarbeit-Entschädigungen nach entsprechenden Feststellungen auf Vordruck fertigen und weiterleiten.
Bei der Vorbereitung zu Wahlen der Elternvertretungen mithelfen, bei der Vorbereitung von Elternsprechtagen und Elternversammlungen mithelfen.
Bei der Organisation von schulischen Veranstaltungen, Schulausflügen, Studienfahrten und Landheimaufenthalten mithelfen.
Ferienpaßaktion des Jugendamtes unterstützen.
Sonderaufgaben geringen Umfanges im Einzelfall übernehmen.
Anwendung und Bedienung moderner Techniken der Bürokommunikation zur Erledigung aller oben aufgeführten Aufgaben, wie zum Beispiel Faxgerät, Anrufbeantworter.

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Tätigkeiten der Schulsekretärinnen - Negativkatalog -
(Dienstanweisung eines Schulträgers, Mai 1999)

Von den Geschäftszimmerkräften sind die Verwaltungsarbeiten für den Schulträger zu erledigen. Nicht zu erledigen sind alle Arbeiten, die mit dem pädagogischen Auftrag der Schule zusammenhängen sowie alle privaten Arbeiten der Lehrkräfte. Zu den genannten nicht auszuführenden Arbeiten gehören insbesondere:
· Schreiben von Grundschulgutachten für weiterführende Schulen.
· Zusätzliche Aufbereitung des Materials für Prüfungsarbeiten.
· Kopieren für die Unterrichtsvorbereitungen (Klassenarbeiten, Themen für Hausarbeiten, Literaturgrundlagen, Arbeitsgrundlagen).
· Alle sonstigen Vorbereitungen für den Unterricht.
· Funktion in besonderen Situationen übernehmen (Feueralarm, Stromausfall usw.). · Private Telefonate der Lehrkräfte vermitteln.
Schreiben und Anträge persönlicher Art von Lehrkräften an Schulamt, Bildungsministerium usw. wie Beihilfeanträge, Dienstbefreiungen, Mitteilungen über Schwangerschaften, Beurlaubungen.
· Alle Arbeiten für Schulvereine oder Freundeskreise der Schulen wie Buchführung, Beitragsrechnungen und -einzug, Mahnungen, Einladungen, Protokolle, Tätigkeits- oder Rechenschaftsberichte, sämtlicher Schriftverkehr.
· Sämtliche Arbeiten wie Schreibarbeiten, Telefonate, Buchführung usw. für die gesellschaftliche, wissenschaftliche, publizistische, gewerkschaftliche, politische und kulturelle Betätigung von Lehrkräften.
Alle Arbeiten, die sich aus nebenamtlichen Tätigkeiten von Lehrkräften ergeben. · Mithilfe bei Tests bei Einschulungen.

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Paragraf – Schulrecht für Schleswig-Holstein