Aufbewahrungsfristen

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Aufbewahrung von Schriftgut in den Schulen Gegenstandslos in Bezug auf die personenbezogenen Daten! Siehe Neuregelung in § 6 der Datenschutzverordnung Schule!

Erl. vom 14. August 1964 (NBl. KM. Schl.-H. S. 255) B e z u g : Bekanntmachung des Innenministers vom 19. März 1963 über Aussonderung von Registraturgut (Amtsbl. Schl.-H. S.172). Um eine Überlastung der Registraturen und Aktenräume der Schulen zu verhindern, ist das entbehrliche Schriftgut nach dem in der Anlage mitgeteilten Beschluß der Landesregierung vom 11. März 1963 in regelmäßigen Zeitabständen auszusondern und entweder an das Landesarchiv abzuliefern oder zu vernichten. Es kann davon ausgegangen werden, daß das in den Schulen anfallende Schriftgut bis auf wenige Fälle für eine Aufbewahrung im Landesarchiv ungeeignet ist. Inwieweit das Schriftgut der Schulen aus Gesichtspunkten der Ortsgeschichte für kommunale Archive von Bedeutung ist, kann mit diesen geklärt werden. Ich bitte daher, jegliches Schriftgut vor der Vernichtung dem Archiv der zuständigen Gemeinde oder des Kreises Zur Übernahme anzubieten. Soweit in einzelnen Schulen eine weit Zurückreichende archivarische Überlieferung gepflegt worden und das Schriftgut geordnet, verzeichnet und sachgemäß, d.h. trocken und sicher aufbewahrt ist, könnte es an Ort und Stelle in geeigneten Archivschränken o.ä. belassen werden. Wo Raumnot vorhanden ist, und wo sich die Schulen dieses alten Schriftgutes aus der Zeit bis 1867 entledigen wollen, bitte ich es in jedem Falle zunächst dem Landesarchiv anzubieten. II. Um einheitlich zu handhaben, was unter dem "entbehrlichen Schriftgut" zu verstehen ist, setze ich für die öffentlichen Schulen folgende Aufbewahrungsfristen fest:

Schriftgut	Aufbewahrungsfrist
1. über die Schule
a) Schulchronik, Jahresberichte, Semesterberichte	dauernd
b) Schul- und Hausordnungen	solange wie gültig, dann Ablieferung an das Landesarchiv
c) Konferenzprotokolle	dauernd
d) Lehr-, Stoffverteilungs- und Stundenpläne	5 Jahre
e) Akten über Elternvertretungen und Schulbeiräte	5 Jahre
f) Akten über Kuratorien an den staatlichen Ingenieurschulen und Staatsbauschulen	dauernd
g) Schriftwechsel mit Dritten, Beschwerden usw.	5 Jahre
2. über die Schüler
a) Aufnahme und Abgang von Schülern	5 Jahre
b) Schülerbogen und Schülerkarteikarten	10 Jahre nach Schulentlassung
c) Schülerlisten und Schülerhauptbücher	dauernd
d) Klassenbücher, Lehrberichte	bis 3 Jahre nach Entlassung des Schülerjahrganges
e) Zeugnis- und Zensurenlisten, Zeugnisentwürfe mit Ausnahme der Abgangs- und Abschlußzeugnisse	1 Jahr nach Entlassung des Schülerjahrganges
f) Klassenarbeitshefte	2 Jahre
g) Jahresarbeiten	20 Jahre, sofern nicht Aushändigung an den Schüler erfolgt
h) Schulversäumnislisten, Unterlagen über Unterrichtsbefreiungen in Sport, Religion usw.	bis Zur Entlassung des Schülerjahrganges
3. über Probeunterricht und Aufnahmeprüfungen
a) Gutachten der Volksschule	bis Zur Entlassung des Schülers
b) Aufnahmeanträge des Schülers	1 Jahr nach der Aufnahme
c) Beschlüsse über das Ergebnis des Probeunterrichts oder der Aufnahmeprüfung einschließlich Zensuren	bis Zur Entlassung des Schülers
d) Probeunterrichts- und Aufnahmeprüfungsarbeiten	2 Jahre
4. über Abschlußprüfungen, Abgangs- und Abschlußzeugnisse
a) Prüfungsarbeiten	5 Jahre
b) Reifeprüfungsarbeiten	40 Jahre Sofern die Schulen keine eigene Sammlung von Reifeprüfungsarbeiten haben, sind sie danach dem Landesarchiv anzubieten.
(die Entwürfe dazu)	1 Jahr
c) Prüfungsniederschriften und -akten	10 Jahre
d) Zensurenlisten, Zeugnisentwürfe und Prüfungsergebnisse	40 Jahre

Aufbewahrung von Klassen- und Hausarbeiten pp. Gegenstandslos in Bezug auf die personenbezogenen Daten! Siehe Neuregelung in § 6 der Datenschutzverordnung Schule!

Erl. vom 9. August 1956 (NBl. KM. Schl.-H. Schulw. S. 213) geändert durch Erl. vom 5. November 1965 (NBl. KM. Schl.-H. S. 373)

Wie auch in den Prüfungsordnungen, u. a. III 4 c des Erlasses vom 25. November 1954 (NBl. Schl.-H. Schulw. S. 185), § 13 des Erlasses vom 2. November 1950 (NBl. Schl.-H. Schulw. S.169), § 7 Abs. 8 des Erlasses vom 2. Dezember 1955  1 (NBl. Schl.-H. Schulw. S. 285) besonders bestimmt ist, sind die schriftlichen Arbeiten nicht an die Schüler Zurückzugeben, sondern zu den Schulakten zu nehmen. Darüber hinaus halte ich die Beachtung folgender Regelung für notwendig: Im Hinblick auf die sich mehrenden Anfechtungsklagen gegen Schul- und Prüfungszeugnisse muß die Schule ein lückenloses Material für den Nachweis ihrer Zeugnisse mindestens so lange behalten, bis eine solche Anfechtung nicht mehr möglich ist. Ferner ist es erwünscht, Arbeiten von besonderem künstlerischen oder literarischen Wert für Ausstellungszwecke für längere Zeit zu behalten. Aus diesem Grunde weise ich auf folgendes hin: Verbrauchbare Lernmittel, z. B. Hefte, Zeichenmaterial, stehen grundsätzlich im Eigentum der Schüler. Dieses kann auch im schulischen Interesse nicht entzogen werden. Dagegen stehen die in der Schule oder für diese von den Schülern gemachten Arbeiten regelmäßig Zur Verfügung der Schule. Daraus ergibt sich, daß die Schule berechtigt ist, die Arbeiten und folglich auch das Material, auf dem oder aus dem sie angefertigt sind, nach ihrem pflichtmäßigen Ermessen Zurückzubehalten, wenn sie es aus schulischen Interessen für notwendig hält. Dies wird insbesondere der Fall sein, wenn der Nachweis von Schülerleistungen gesichert oder ein den unterrichtlichen und erzieherischen Aufgaben zuwiderlaufender Mißbrauch verhütet werden soll. Das Gesagte gilt auch, wenn ein Schüler aus der Schule ausscheidet, soweit es sich um ein im Schulinteresse getroffene Maßnahme handelt, deren Gründe über jenen Zeitpunkt hinaus fortdauern. Wenn die Zurückbehaltung Zur Sicherung des Nachweises der Schülerleistungen erfolgt, ist diese auch über die in Abschn. II meines Erlasses über die Aufbewahrung von Schriftgut in den Schulen vom 14. August 1964 (NBl. KM. Schl.-H. S. 255 ; Schulr. S. IX A III/107) genannten Fristen hinaus erforderlich, falls ein Anfechtungsverfahren läuft. Im übrigen, d. h. wenn Arbeiten nicht Zur Sicherung des Nachweises der Schülerleistungen oder aus sonstigen schulischen Gründen Zurückbehalten sind, entscheidet der Schulleiter auf Vorschlag des Fachlehrers, ob Arbeiten aufbewahrt werden. Nicht aufzubewahrende Schülerarbeiten sollen am Ende des Schuljahres, aufzubewahrende Arbeiten nach Ablauf der im Erlaß vom 14. August 1964 genannten Fristen an die Schüler Zurückgegeben werden, wenn sie zu diesem Zeitpunkt noch der Schule angehören. Eine nachträgliche Rückgabe aufzubewahrender Arbeiten wird in der Regel möglich sein, wenn der Schüler oder seine Erziehungsberechtigten den Wunsch rechtzeitig äußern; vor Abgang des Schülers soll hierauf hingewiesen werden. Schülerarbeiten, die nicht Zurückgegeben oder an ein Archiv abgegeben werden, sind zu vernichten.

1 Dieser Erlaß ist inzwischen aufgehoben oder ersetzt!