Weitergabe von Schülerakten von Schule zu Schule
Gegenstandslos! Siehe Neuregelung in § 5 der Datenschutzverordnung Schule!


Sehr geehrte Damen und Herren,

aufgrund einer Bitte um Rechtsauskunft hat das Ministerium für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur mit Schreiben III 140 b vom 05.09.1996 ausgeführt:

„Nach § 50 Abs. 3 SchulG i.V.m. § 12 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) ist die Übermittlung personenbezogener Daten an andere öffentliche Stellen zulässig, wenn sie zur rechtmäßigen Erfüllung der Aufgaben der übermittelnden oder der empfangenden Stelle erforderlich ist und die Voraussetzungen des § 9 LDSG (Zweckbindung) erfüllt sind. § 12 Abs. 2 LDSG läßt die Übersendung ganzer Akten nur zu, wenn eine Trennung des geforderten Vorganges von der Akte nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich ist, soweit kein Grund zu der Annahme besteht, daß dadurch schutzwürdige Belange der oder des Betroffenen oder von Dritten beeinträchtigt werden. Die Übersendung ganzer Akten soll somit die Ausnahme sein, es ist hier eine Rechtsgüterabwägung vorzunehmen. Die generelle Übersendung der kompletten Schülerakten an die weiterführenden Schulen ist danach nicht rechtens. Bei einem Schulwechsel wird die aufnehmende Schule in der Regel nur das letzte Zeugnis benötigen, um entscheiden zu können, welcher Klasse die Schülerin bzw. der Schüler zuzuweisen ist. Das bedeutet z.B., daß nach Abschluß der Orientierungsstufe auch im Falle einer Schrägversetzung einer Schülerin oder eines Schülers an eine andere Schulart das Grundschulgutachten (Entwicklungsbericht) in der Regel seinen Zweck erfüllt hat und eine Weitergabe nicht stattfindet.

Nach dem Grundsatz, daß personenbezogene Daten bei den Betroffenen zu erheben sind, wird eine über das letzte Zeugnis hinausgehende personenbezogene Information zulässigerweise nur dann übermittelt werden können, wenn der Empfänger, also die aufnehmende Schule, die Erforderlichkeit im einzelnen darlegt. In jedem Einzelfall sind durch die abgebende Schule Empfänger und Umfang der Datenübermittlung schriftlich festzuhalten. Soweit der Leiter der aufnehmenden Schule eine umfassendere Unterrichtung begründet für erforderlich hält, hat er grundsätzlich die Möglichkeit, zusätzliche Informationen von dem/den Sorgeberechtigten oder der volljährigen Schülerin/dem volljährigen Schüler einzuholen oder mit deren Einwilligung gezielt Unterlagen oder Auskünfte von der abgebenden Schule nachzufordern."

Wir bitte um Beachtung dieser Rechtslage! Insbesondere ist die Weitergabe der Akten beim Übergang in die Orientierungsstufe also nicht zulässig. Den weiterführenden Schulen ist nur ein Exemplar des Entwicklungsberichts zu übermitteln (OStO § 3 Abs. 3). Die Schülerakte verbleibt in der Grundschule. Die Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus dem Erlaß vom 14. August 1964 (Schulrechtssammlung 2.4.2, Seite 103).

Paragraf – Schulrecht für Schleswig-Holstein