| Akten |
| Akten sind Zusammenfassungen des Schriftguts in einer Angelegenheit in einem Band (oder in mehreren Bänden), in der Verwaltung auch „Vorgang" genannt. In der Verwaltung müssen aus Gründen der Zweckmäßigkeit („das Gedächtnis ist kein zuverlässiges Beweismittel") die Anlage, Führung und Bezeichnung (Aktenzeichen) der Akten geregelt sein. Das geschieht durch Geschäftsordnungen (Aktenverkehr, Akten-Verfügung), schriftlichen Aktenplan oder Aktenordnung oder - in kleineren Dienststellen - durch innerdienstliche Weisung. In der Landesverwaltung Schleswig-Holstein werden Akten zeitlich hintereinander geordnet. Die Akte ist das wichtigste Beweismittel der Behörde, z.B. in Rechtsstreitigkeiten. Dem dient außer dem Aktenentwurf (Verfügung) einer Reinschrift, der zu den Akten zu nehmen ist, der Akten-Vermerk über dienstliche Vorgänge, vor allem über dienstliche Besprechungen. Bei größerem Aktenanfall empfiehlt sich die Anlage einer Registratur (Aktenverzeichnis und Aktenaufbewahrung an einer Stelle). Siehe auch Geschäftsgang, Geschäftsordnung, Verfügung. |