DatenschutzVO Schule

Landesverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen außer Kraft!

(Datenschutzverordnung Schule)

Vom 3. April 1998 GS Schl.-H. II, GLNr. 223-9-130, GVOBl S.H. 1998, S. 167
geändert durch Landesverordnung zur Änderung der Datenschutzverordnung - Schule vom 22. Februar 2002 (Nbl.MBWFK.Schl.H. 2002 S. 131)

Aufgrund des § 50 Abs. 7 des Schleswig-Holsteinischen Schulgesetzes (SchulG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 2. August 1990 (GVOBI. Schl.-H. S. 451 ), zuletzt geändert durch Gesetz vom 23. Januar 1998 (GVOBI. Schl.-H. S. 37) verordnet das Ministerium für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur:

Inhaltsübersicht
Abschnitt I
Allgemeines
§ 1 Geltungsbereich
Abschnitt II
Datenverarbeitung in der Schule
§ 2 Datenerhebung, Berichtigung, Auskunft, Einsicht in Akten
§ 3 Datenbestand in der Schule
§ 4 Allgemeine Bestimmungen für die Übermittlung von Daten
§ 5 Datenübermittlung bei Schulwechsel
§ 6 Speicherung und Löschung der Dateien und Akten
§ 7 Nichtautomatisierte Verfahren
§ 8 Automatisierte Verfahren
Abschnitt III Datenverarbeitung durch Lehrkräfte
außerhalb der Schule
§ 9 Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Lehrkräfte außerhalb der Schule
§ 10 Sicherung
§ 11 Erhebung und Löschung von Daten
Abschnitt IV Schlußvorschriften
§ 12 Anlage
§ 13 Inkrafttreten

Abschnitt I
Allgemeines

§1 Geltungsbereich

Diese Verordnung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern in öffentlichen Schulen. Die Regelungen gelten auch, soweit Lehrkräfte die Daten im häuslichen Bereich oder unter Zuhilfenahme privateigener Datenverarbeitungsgeräte verarbeiten. Verarbeiten ist das Erheben, Speichern, Verändern, Übermitteln, Nutzen, Sperren, Anonymisieren und Löschen im Sinne von § 2 Landesdatenschutzgesetz (LDSG). Die Regelungen in anderen Rechtsvorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten bleiben unberührt.

Abschnitt II
Datenverarbeitung in der Schule

§2 Datenerhebung, Berichtigung, Auskunft, Einsicht in Akten

(1) Schülerinnen und Schüler sowie Eltern sind bei der Erhebung personenbezogener Daten zur Auskunft verpflichtet, soweit es sich um Daten nach § 3 Abs. 1 handelt.
(2) Nicht in § 3 Abs. 1 aufgeführte Daten dürfen im Einzelfall nur erhoben werden, wenn die oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Einwilligung ist grundsätzlich schriftlich gegenüber der Schulleitung zu erklären. Im übrigen gilt § 12 LDSG.
(3) Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind.
(4) Schülerinnen, Schüler sowie Eltern sind nach Maßgabe des § 50 Abs. 6 SchulG berechtigt, Einsicht in die sie betreffenden Unterlagen zu nehmen und Auskunft über die sie betreffenden Daten und die Stellen zu erhalten, an die Daten übermittelt worden sind. Für minderjährige Schülerinnen und Schüler wird das Recht durch die Eltern ausgeübt. Ausgenommen von diesem Einsichts- und Auskunftsrecht sind persönliche Notizen der Lehrkraft über Schülerinnen, Schüler, persönliche Zwischenbewertungen des Lernverhaltens in der Schule und den täglichen
Unterrichtsbetrieb begleitende Vermerke sowie Notizen über die Eltern.
(5) Die Klassenelternbeiräte erhalten von den Schulen zur Durchführung ihrer Aufgaben die Adressen der Eltern und der Lehrkräfte der jeweiligen Klasse nur, soweit die Betroffenen hierzu ihre Einwilligung schriftlich erteilt haben. Eine Weitergabe der Adressen zwischen den Elternvertretungen ist nicht zulässig.
(6) Die Schulelternbeiräte erhalten von den Schulen die Adressen der jeweiligen Klassenelternbeiräte. Für den Kreiselternbeirat und für den Landeselternbeirat erfolgt die Übermittlung der Adressen der Vertreterinnen und Vertreter durch die Schuleltern- bzw. Kreiselternbeiräte.

§3 Datenbestand in der Schule

(1) Der Umfang der personenbezogenen Daten, die nach § 50 Abs. 1 SchulG erhoben werden dürfen, ergibt sich aus der Anlage. Verantwortlich für die Datenverarbeitung der erhobenen Daten ist die Schulleiterin oder der Schulleiter.
(2) Der nach Absatz 1 zugelassene Datenbestand an Schulen kann von allen Lehrkräften, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern sowie Studienreferendarinnen und Studienreferendaren eingesehen werden, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben dieser Personen erforderlich ist. Die Genehmigung erteilt im Einzelfall oder generell die Schulleiterin oder der Schulleiter. Das Recht auf Einsichtnahme durch Schulaufsichtsbeamtinnen und Schulaufsichtsbeamte im Rahmen ihrer Aufgaben gemäß § 120 Abs. 4 SchulG bleibt unberührt.

§4 Allgemeine Bestimmungen für die Übermittlung von Daten

(1 ) Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an öffentliche Stellen, insbesondere an
1. Schulen, Schulträger und Schulaufsichtsbehörden
2. Gesundheitsämter - Schulärztlicher Dienst -
3. den Schulpsychologischen Dienst
4. Krankenhauspädagoginnen und Krankenhauspädagogen
oder an Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs ist zulässig, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben der übermittelnden Stelle oder des Empfängers erforderlich ist. Die Übermittlung richtet sich nach § 50 Abs. 3 SchulG sowie §§ 14 und 15 LDSG.
(2) Zulässig ist ferner die einmal jährliche Übermittlung der Daten nach § 3 von der Schule an die oberste Schulaufsichtsbehörde für statistische Zwecke und zur Wahrnehmung der Aufgaben nach § 120 Abs. 2 SchuIG.
(3) Die Datenübermittlung kann schriftlich oder auf elektronischen Datenträgern erfolgen. Datenträger, die versandt werden, dürfen personenbezogene Daten nur enthalten, soweit diese für die Empfängerin oder den Empfänger bestimmt sind.

§5 Datenübermittlungen bei Schulwechsel

(1 ) Bei einem Schulwechsel übermittelt die abgebende Schule auf Anforderung der aufnehmenden Schule personenbezogene Daten, soweit die Daten für die weitere Schulausbildung der Schülerin oder des Schülers erforderlich sind. Entsprechendes gilt bei der Kooperation von Schulen.
(2) In der Regel werden bei einem Schulwechsel folgende Daten übermittelt:
1. die Individualdaten der Schülerin oder des Schülers und der Eltern,
2. Angaben über Schulbesuchszeiträume, über die bisher besuchten Schulen und Klassenwiederholungen (mit Gründer),
3. Angaben über erreichte Schulabschlüsse oder Ausbildungsabschlüsse sowie Einzelangaben, die für die neu begonnene Schullaufbahn unerläßlich sind (z.B. Entwicklungsberichte, bisheriger Fremdsprachen- und naturwissenschaftlicher Unterricht und alle Leistungsergebnisse ab Jahrgangsstufe 10),
4, eine Zweitschrift des letzten Zeugnisses oder bei der Anmeldung für die weiterführende Schule auch des Halbjahreszeugnisses.
(3) Die Übermittlung der gesamten Schülerakte zur kurzfristigen Einsichtnahme ist zulässig, wenn es im Einzelfall die besonderen Umstände des Schulwechsels erforderlich machen. Die Schulleiterin oder der Schulleiter der abgebenden Schule hat die Gründe dafür schriftlich in der Schülerakte zu dokumentieren.

§6 Speicherung und Löschung der Dateien und Akten

(1 ) Für die Speicherung schulischer Dateien und Akten gelten folgende Fristen:
1. Zweitschriften von Abgangs- und Abschlußzeugnissen 40 Jahre
2. Schülerhauptbuch 55 Jahre
3. Schülerkartei, Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften (soweit es sich nicht um Abgangs- und Abschlußzeugnisse handelt), Akten über Schülerprüfungen, Prüfungsniederschriften 10 Jahre
4. Klassenbücher, Lehrberichte 3 Jahre
5. Klassenarbeiten 2 Jahre
6. alle übrigen Akten 5 Jahre
Die Speicherungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten geschlossen worden sind.
(2) Die in automatisierten Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von Eltern sind nach Abschluß der Aufgabe, für die sie verarbeitet worden sind, zu löschen, spätestens zu dem Zeitpunkt, zu dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verläßt. Handelt es sich dabei um Daten der nach Absatz 1 zu speichernde Akten und Dateien, so sind diese Daten vor der Löschung auszudrucken und als Akte oder Datei zu speichern.

§7 Nichtautomatisierte Verfahren

Werden die personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern nach § 3 Abs. 1 in nichtautomatisierten Dateien oder in Akten verarbeitet, hat die Schule alle Maßnahmen im Sinne von § 5 Abs. 1 und 2 LDSG durchzuführen, um sicherzustellen, daß bei der Datenverarbeitung der Zugriff Unbefugter verhindert wird.

§8 Automatisierte Verfahren

(1 ) Werden die personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern nach
§ 3 Abs. 1 im automatisierten Verfahren verarbeitet, hat die Schule alle technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von §§ 5 und 6 LDSG und §§ 3 bis 7 der DSVO zu § 5 Abs. 3 LDSG durchzuführen, um sicherzustellen, daß bei der Datenverarbeitung der Zugriff Unbefugter verhindert wird.
(2) Die Datenverarbeitungsgeräte in der Schule, mit denen personenbezogenen Daten nach dieser Verordnung verarbeitet werden; dürfen nicht mit Datenverarbeitungsanlagen für Unterrichtszwecke oder mit privaten Datenverarbeitungsanlagen vernetzt werden.

Abschnitt III
Datenverarbeitung durch Lehrkräfte außerhalb der Schule

§9 Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Lehrkräfte außerhalb der Schule

(1 ) Personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von Eltern dürfen abweichend von § 50 Abs. 2 SchulG außerhalb der Schule von Lehrkräften nur mit Genehmigung der Schulleiterin oder des Schulleiters verarbeitet werden. Die Genehmigung zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Lehrkräfte mittels privateigener Datenverarbeitungsanlagen darf nur erteilt werden; wenn die Lehrkraft
1. schriftlich zugesichert hat,
a) dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz die Wahrnehmung der Kontrollaufgaben nach § 41 LDSG und
b) der Schulleiterin oder dem Schulleiter die Wahrnehmung der Kontrollaufgaben nach § 6 Abs. 5 LDSG auch in seinem häuslichen Bereich
zu ermöglichen,
2. schriftlich zugesichert hat, personenbezogene Daten im Sinne dieser Verordnung nur persönlich zu verarbeiten und sie keinem Dritten zugänglich zu machen,
3. schriftlich zugesichert hat, personenbezogene Daten nur nach Maßgabe der Vorschriften dieser Verordnung zu verarbeiten,
4. schriftlich zugesichert hat, daß die Maßnahmen zur Sicherung gegen den Zugriff Unberechtigter gemäß § 10 dieser Verordnung durchgeführt werden,
5. schriftlich zugesichert hat, über ausreichende Kenntnisse auf dem Gebiet der Datenverarbeitung und der Datensicherung zu verfügen,
6. der Schulleiterin oder dem Schulleiter schriftlich die Angaben nach § 8 Abs. 1 und 2 DSVO mitgeteilt hat und sich verpflichtet hat, alle zukünftigen Änderungen unverzüglich mitzuteilen.

(2) Die Genehmigung darf nur für die Verarbeitung folgender Daten der Anlage zu § 3 erteilt werden:
1. Individualdaten der Schülerinnen und Schüler,
2. Daten der Eltern der Schülerinnen und Schüler,
3. Klassen, bzw. Kursbezeichnungen,
4. Unterrichtsfächer,
5. Ergebnisse schriftlicher Arbeiten,
6. Bewertungen von Unterrichtsbeiträgen,
7. Erstellung von Zeugnissen,
8. Erstellung sonderpädagogischer Gutachten (die Daten sind unmittelbar nach dem Ausdrucken zu löschen).
(3) Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Datenverarbeitung der konkreten Aufgabenerfüllung im unmittelbaren pädagogischen Verantwortungsbereich der einzelnen Lehrkraft dient.
(4) Die Genehmigung ist unverzüglich zurückzunehmen, wenn die Lehrkraft gegen Bestimmungen dieser Verordnung oder andere datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt oder die von ihr abgegebenen Zusicherungen nicht einhält. Die Schulleiterin oder der Schulleiter hat Verstöße unverzüglich der obersten Schulaufsichtsbehörde zu melden.
(5) Über die erteilten Genehmigungen hat die Schulleiterin oder der Schulleiter einen Nachweis zu führen. Eine zurückgenommene Genehmigung ist zu dokumentieren.
(6) Die Schule bleibt datenverarbeitende Stelle im Sinne des § 2 Abs. 3 LDSG.

§10 Sicherung

Die Lehrkraft, die personenbezogene. Daten von Schülerinnen und Schülern sowie Eltern mittels einer privateigenen Datenverarbeitungsanlage verarbeitet, hat alle technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von §§ 5 und 6 LDSG durchzuführen, um sicherzustellen, daß bei der automatisierten Datenverarbeitung der Zugriff Unbefugter verhindert wird.

§ 11 Erhebung und Löschung von Daten

(1) Es ist der Lehrkraft untersagt; personenbezogene Daten nach der Anlage zu § 3 Nr. 1 und 2 selbst zu erheben.
(2) Die Schulleiterin oder der Schulleiter belehrt die Lehrkraft, daß von ihr sowohl konventionell als auch automatisiert verarbeitete personenbezogene Daten zu löschen sind, wenn diese Daten für die konkrete Aufgabenerfüllung der Lehrkraft nach § 9 Abs. 3 auch nur vorübergehend nicht mehr benötigt werden. Die Belehrung ist aktenkundig zu machen. Die Durchführung der Löschung der betreffenden Daten ist von der Lehrkraft schriftlich mitzuteilen. Werden diese Daten zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt, hat die Schule diese Daten erneut zur Verfügung zu stellen.

Abschnitt IV
Schlußvorschriften

§12 Anlage

Die Anlage ist Bestandteil dieser Verordnung.

§13 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft.

Die vorstehende Verordnung wird hiermit ausgefertigt und ist zu verkünden.
Kiel, 3. April 1998
Gisela Böhrk
Ministerin für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur

Anlage zu § 3 Datenschutzverordnung Schule

Daten von Schülerinnen und Schülern und Eltern, die von öffentlichen Schulen gemäß § 50 Abs. 1 SchulG verarbeitet werden dürfen:

1. Individualdaten der Schülerinnen und Schüler
1.1 Name, ggfs. Geburtsname, Vorname
1.2 Adreßdaten
1.3 Telefon und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen
1.4 Geschlecht
1.5 Familienstand
1.6 Geburtsdatum, Geburtsort
1.7 Staatsangehörigkeit
1.8 Muttersprache
1.9 Konfession
1.10 Krankenversicherung
1.11 Aussiedlereigenschaft
2. Daten der Eltern
2.1 Name, Vorname
2.2 Adreßdaten
2.3 Telefon und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen
3. Schullaufbahndaten
3.1 Datum der ersten Einschulung
3.2 Eintrittsdatum
3.3 Vorbildung bei Aufnahme (bisher erreichte Schul/Ausbildungsabschlüsse)
3.4 Bisher besuchte Schulen (Zeiträume, Schulname, Schulnummer, Anschriften mit Schulform, soweit nicht Schleswig-Holstein)
3.5 Klassenbezeichnung, Klassenstufe, Jahrgangsstufe, Halbjahr
3.6 Klassenlehrerin, Klassenlehrer, Tutorin, Tutor
3.7 Entlassungsdatum (Aushändigungsvermerk des Zeugnisses) und Art des erreichten Abschlusses/der bestandenen Prüfung
3.8 Überweisungsdatum, Name, Anschrift der aufnehmenden Schule
3.9 Befreiung vom Unterricht, insbesondere Befreiung vom Sportunterricht (Umfang, Zeitraum), Datum der Abmeldung vom Religionsunterricht, Wiederanmeldung sowie Teilnahme am Religionsunterricht eines anderen Bekenntnisses
3.10 Wahlpflichtfächer, Fremdsprachenfolge (einschließlich erreichter Abschlüsse), Fachleistungskurse, Kurswechsel
3.11 Teilnahme an zusätzlichen freiwilligen Unterrichtsveranstaltungen
3.12 Teilnahme an Fördermaßnahmen
(z.B. Legasthenieförderung, Deutsch für Schüler nichtdeutscher Muttersprache, Sprachheilunterricht)
3.13 Praktika (Zeitraum, Ausbildungsstätte mit Anschrift)
3.14 BAFÖG-Schulbescheinigung (Datum und Kennzeichen)
3.15 Vermerk über Funktion in Schülervertretung oder sonstige schulbezogene Funktionen (z.B. Schülerlotse)
3.16 Beurlaubung vom Schulbesuch
3.17 Unterrichtsversäumnisse
3.18 Schülerzusatzversicherungen
3.19 Maßnahmen bei Erziehungskonflikten
3.20 Gesundheitliche Beeinträchtigungen, körperliche Behinderung, Ergebnisse der schulärztlichen, schulpsychologischen und sonderpädagogischen Untersuchungen. Diese Daten dürfen in keinem Fall in automatisierten Dateien verarbeitet werden.
4. Leistungsdaten, Prüfungsdaten gemäß Zeugnisordnung
4.1 Zeugnisnoten (Gesamtnoten), Zeugnisnoten nach Fächern/Kursergebnissen mit Noten- bzw. Punktbewertung. Wesentliche Zeugnisbemerkungen zur jeweiligen Klasse/Jahrgangsstufe: zur Versetzung, Entlassung, Wiederholung, Überspringen einer Klasse und zur Leistung: Erläuterung der Fächer-/Kursergebnisse usw.
4.2 Zeitpunkt und Ergebnis von Prüfungen und Versetzungskonferenzen sowie Beschlüsse anderer Zeugnis- und Notenkonferenzen
4.3 Angaben über die Benachrichtigung bei gefährdeter Versetzung einschließlich des Hinweises auf etwaige besondere Folgen einer Nichtversetzung
4.4 Muttersprachlicher Ergänzungsunterricht der Konsulate
5. Schulformspezifische Zusatzdaten
5.1 Grundschule
5.1.1 Zurückstellung vom Schulbesuch
(Dauer, Angaben zum Einschulungsverfahren)
5.1.2 Vorzeitige Aufnahme einschließlich Untersuchungsergebnis ,
5.1.3 Sonderpädagogische Förderung in der integrativen Beschulung
5.1.4 Schulartempfehlung für weiterführende Schule
5.2 Gymnasiale Oberstufe
5.2.1 Kurswahl Sekundarstufe II (Grund-, Leistungskurse),
5.2.2 Leistungsergebnisse ab 11 /1
5.2.3 Fremdsprachen (Art und Zeitraum in Sekundarstufe I und II)
5.2.4 Zulassung zum Abitur
5.2.5 Wahl der Prüfungsfächer zum Abitur
5.2.6 Wahl der Prüferinnen oder Prüfer zum Abitur
5.2.7 Einzelergebnisse im Abitur
5.2.8 Besondere Berechtigungen (Latinum, Graecum, Hebraicum)
5.2.9 Feststellungsprüfungen in Fremdsprachen
5.3 Berufliche Schulen
5.3.1 Vorbildung
5.3.2 Ausbildungsberuf oder Berufstätigkeit und Berufsfeld oder Fachrichtung
5.3.3 Beginn und Dauer des Ausbildungsverhältnisses laut Ausbildungsvertrag
5.3.4 Verkürzung oder Verlängerung der Ausbildung nach § 29 BBiG vom 14. August 1969 (BGBI. I S. 1112), geändert durch Artikel 11 des Gesetzes vom 25. September 1990 (BGBI. I S. 1476)
5.3.5 Bezeichnung der Ausbildungs- oder Arbeitsstätte mit Anschrift und Telefon
5.3.6 Gastschülerstatus
6.Lernverhalten und Verhalten in der Schule

Landesverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen	Vom 3. April 1998
Anlage zu § 3 Datenschutzverordnung Schule
Landesverordnung zur Änderung der Datenschutzverordnung - Schule	Vom 22. Februar 2002