Dienstreisekosten

Dienstreisekosten

Schulausflüge / Klassenfahrten

Übernahme von Kosten für Übernachtung und Frühstück bei Dienstreisen von Beamtinnen und Beamten sowie Beschäftigten im Geschäftsbereich des Ministeriums für Bildung und Kultur des Landes Schleswig-Holstein

Abrechnung von Dienstreisen

Abrechnung von Dienstreisen hier: Unvollständige Abrechnungsunterlagen

	Bundesreisekostengesetz (BRKG)
	Dienstreise
	Reisekosten

Übernahme von Kosten für Übernachtung und Frühstück bei Dienstreisen von Beamtinnen und Beamten sowie Beschäftigten im Geschäftsbereich des Ministeriums für Bildung und Kultur des Landes Schleswig-Holstein

Bekanntmachung des Ministeriums für Bildung und Kultur vom 3. März 2010 - III 152

(NBI.MBF.Schl.-H. 2010 S. 79)

Als Folge einer Änderung des Umsatzsteuergesetzes kommt seit 1. Januar 2010 bei Hotelübernachtungen ein Umsatzsteuersatz von sieben Prozent zum Ansatz, während für das Frühstück weiterhin ein Satz von 19 Prozent gilt. Die Änderung führt dazu, dass die bisher üblichen Inklusivpreise, die die Positionen „Frühstück" und „Übernachtung" (Hotelleistung) zusammenfassten, künftig auf den Hotelrechnungen separat mit getrennten Umsatzsteueranteilen ausgewiesen werden. Hierdurch können einige auf Inklusivpreise zielende Regelungen in den Verwaltungsvorschriften zum Bundesreisekostengesetz nicht mehr angewendet werden.

Um zu verhindern, dass die Kosten für das Frühstück, die den anteiligen Tagegeldsatz von 4,80 Euro übersteigen, von den Beschäftigten zu tragen sind, ermächtige ich hiermit alle Beschäftigten im Geschäftsbereich, Hotelleistungen (Übernachtungen mit Frühstück) im Namen der Dienststelle zu buchen. Bei Buchung und Rechnungsstellung muss künftig die Veranlassung durch den Arbeitgeber/Dienstherrn zum Ausdruck kommen. Es ist zwingend dafür Sorge zu tragen, dass die vom Beherbergungsbetrieb ausgestellte Rechnung über die Hotelleistung auf den Arbeitgeber/Dienstherrn lautet (z.B. Name der Schule/Dienststelle, Ministerium für Bildung und Kultur, Land Schleswig-Holstein).

In diesem Fall liegt steuerrechtlich eine sogenannte Arbeitgeberveranlassung vor und die Hotelkosten können in gewohnter Weise erstattet werden.

Bei Hotelleistungen von mehr als 64,80 Euro ist wie bisher im Rahmen der Dienstreisegenehmigung die Notwendigkeit im Einzelfall zu begründen. Sollte es bei der Dienststelle eine vom Arbeitgeber/Dienstherrn herausgegebene Hotelliste geben, ist auf diese Liste zurückzugreifen. Bei der Prüfung der Dienstreisegenehmigung und der Kosten für Hotelleistungen wird erwartet, dass die Dienstvorgesetzten die Haushaltslage des Landes berücksichtigen.

Abrechnung von Dienstreisen
Bekanntmachung des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur vom 8. April 2003 - III 403 (NBI.MBWFK.Schl.-H.2003, S. 196)
Um Reisekostenrechnungen in möglichst kurzer Zeit erstatten zu können und den Bearbeitungsaufwand im Ministerium für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur zu begrenzen, ist es notwendig, prüffähige, d.h. vollständige Reisekostenrechnungen einzureichen. Dafür sind die nachstehend aufgeführten Angaben in jedem Fall unerlässlich: Vollständige personenbezogene Daten einschließlich Amtsbezeichnung und Telefon (dienstlich) Genehmigungsvermerk und Datum der Dienstreise Personal- und Sachbearbeiternummer des Landesbesoldungsamtes Jahr, Tag, Monat, Uhrzeit des Reisebeginns und des Reiseendes Erläuterung des Dienstgeschäftes und des Reiseweges Begründung bei Taxenbenutzung Angabe über unentgeltlich gewährte Verpflegung/Unterkunft vollständige Bankverbindung Übernachtungsbelege bei erhöhten Kosten Originalbelege über Fahrt- und/oder Nebenkosten eigenhändige Unterschrift des Antragstellers/der Antragstellerin Angabe der Beschäftigungsdienststelle Bescheinigung der sachlichen ggf. rechnerischen Richtigkeit Der Ausgangs- und Endpunkt der Dienstreise richten sich nach dem Sparsamkeitsgrundsatz § 3 Abs. 2 Bundesreisekostengesetz. Die Dienstreise kann an der Wohnung angetreten oder beendet werden, wenn die Wohnung näher zum auswärtigen Geschäftsort gelegen ist als die Dienststelle. Mit vollständigen Angaben werden Rückfragen und damit zusätzlicher Arbeitsaufwand im Ministerium sowie wie bei den Dienstreisenden unnötige Wartezeit vermieden. Die Vorgesetzten, die die sachliche und evtl. rechnerische Richtigkeit sowie ggf. weitere Bestätigungen auf der Reisekostenrechnung anzubringen haben, übernehmen mit ihrer Unterschrift die Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Reisekostenrechnung in ihrer Gesamtheit. Deshalb sind sie aufgefordert; an dieser Stelle ihre Verantwortung gerade auch im Interesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wahrzunehmen.

Aus einem Rundbrief des Schulamtes Kreis Schleswig-Flensburg vom Juli 2001

VII. Abrechnung von Dienstreisen hier: Unvollständige Abrechnungsunterlagen

Das Bildungsministerium hat darauf hingewiesen, dass laut § 70 der Landeshaushaltsordnung auf einer leistungsbegründenden Unterlage, wie z. B. Reisekostenrechnung oder Abrechnung einer Schulwanderfahrt, Änderungen gestrichen und abgezeichnet werden müssen. Tipp-ex darf grundsätzlich nicht benutzt werden. Es sollte ein neuer Vordruck ausgefüllt und eingereicht werden.
Wir bitten um Kenntnisnahme sowie um Beachtung.

Paragraf – Schulrecht für Schleswig-Holstein